Hiện nay, để các nhân viên văn phòng hoạt động trơn tru thì việc kiểm soát đường dây điện thoại là cần thiết. Yêu cầu quản lý các cuộc gọi đi và đến nội bộ. Với những mục đích này, bạn có thể mua một tổng đài mini.
Nội dung
Tổng đài mini là thiết bị chuyển mạch cung cấp thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, chủ yếu là điện thoại. Tổng đài mini có thể thực hiện các chức năng của một tổng đài văn phòng, tổng đài PBX, UPATS. Chức năng được cung cấp có thể khác nhau tùy theo kiểu thiết bị và cấu hình.
Sử dụng PBX, có thể giảm đáng kể số lượng đường dây bên ngoài, do đó không phải trả tiền cho một số lượng quá nhiều số điện thoại.
PBX sẽ tiết kiệm cho tổ chức một khoản tiền ấn tượng, vì các cuộc gọi nội bộ sẽ miễn phí. Thời gian kết nối giữa các nhà khai thác ngắn vì việc đánh số ngắn được sử dụng.
Mỗi công ty có thể tùy chỉnh thiết bị phù hợp với nhu cầu và nhu cầu của họ. Các đường dây thành phố hiện tại có thể được phân chia giữa các nhân viên (một số thực hiện cuộc gọi đến thành phố, những người khác nói chuyện trên đường dây nội bộ). Quy tắc chuyển đổi thiết bị có menu thoại và các cài đặt khác.
Thiết bị này được thiết kế để thực hiện các chức năng sau:
Tổng đài mini ngoài các chức năng cơ bản còn có thêm các tùy chọn khác. Chúng hữu ích trong những khoảnh khắc nhất định của công việc. Dưới đây, các ví dụ về một số trong số chúng sẽ được đưa ra.
Nếu người làm việc trên đường dây chính đang bận (đang nói chuyện), cuộc gọi đến có thể được xếp hàng đợi. Người điều hành bên ngoài sẽ nghe thấy một tin nhắn thoại, có thể được thực hiện bởi chính bạn, tùy thuộc vào chi tiết cụ thể của công việc.Nó có thể không chỉ là một yêu cầu đơn giản để giữ trên mạng, mà còn là một thông điệp về một nội dung nhất định.
Để giải quyết công việc của thư ký, người dùng bên ngoài có cơ hội gọi đến số nội bộ của một bộ phận cụ thể hoặc chuyên gia của công ty một cách độc lập.
Tổng đài mini được trang bị bộ xử lý giọng nói, giúp mỗi nhân viên nội bộ có thể sử dụng một máy trả lời tự động. Tin nhắn thoại cho phép bạn xử lý thông tin đến mà không cần sự can thiệp của con người.
Mỗi nhân viên có thể được cấp một mã cá nhân để thực hiện các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Như vậy, người quản lý sẽ biết được nhân viên nào đã thực hiện cuộc gọi ngoài mạng thành phố. Nếu nhân viên không có mật mã đặc biệt, thì anh ta sẽ không thể sử dụng đường dây thu phí.
Tổng đài điện thoại văn phòng sử dụng thiết bị như vậy cho phép bạn thực hiện nhiều cuộc điện thoại nhất có thể giữa các mạng trong trường hợp giá mỗi cuộc gọi thấp hơn bình thường.
Nguyên tắc hoạt động của một tổng đài analog là các rung động âm thanh được chuyển đổi thành các rung động điện và mô hình “điện” của một tin nhắn âm thanh lặp lại hoàn toàn “mẫu” của các rung động âm thanh. Đó là lý do tại sao một chuyển đổi như vậy được gọi là tương tự.
Thiết bị loại này nên được sử dụng trong trường hợp số lượng người dùng trong mạng không vượt quá 80 người và không cần kết nối kỹ thuật số. Trong những trường hợp này, việc lắp đặt một tổng đài analog sẽ khả thi hơn về mặt kinh tế, bởi vì. các khả năng mà thiết bị sẽ cung cấp cho người dùng sẽ tương tự như các tùy chọn kỹ thuật số. Tuy nhiên, tổng đài tương tự sẽ có giá thấp hơn.
Tổng đài kỹ thuật số đưa vào phục vụ hơn 80 cổng cùng một lúc.Việc cài đặt như vậy chuyển đổi các luồng lời nói thành các xung nhị phân bằng cách sử dụng phương pháp điều chế mã xung. Cài đặt kỹ thuật số đắt hơn so với cài đặt tương tự, vì chúng có thể cung cấp cho người dùng, ngoài số lượng cổng đã nêu ở trên, ví dụ, khả năng kết nối thiết bị đầu cuối kỹ thuật số.
Điều đáng chú ý là chi phí sẽ cao hơn, số lượng chức năng của tổng đài có thể cung cấp càng lớn. Đồng thời, người dùng sẽ không phải lúc nào cũng cần tất cả các chức năng, có nghĩa là có nguy cơ trả quá nhiều cho một thứ gì đó sẽ không được áp dụng trong thực tế. Đó là lý do tại sao:
Khi lựa chọn một PBX, điều quan trọng là phải hình thành rõ ràng các nhiệm vụ của hệ thống thông tin liên lạc, các yêu cầu đặc biệt. Điều này sẽ cho phép bạn chọn một thiết bị chuyển mạch sẽ cung cấp chức năng cần thiết và những thứ khác tương đương nhau, sẽ có giá thấp hơn.
Các thiết bị không dây được sử dụng trong văn phòng không yêu cầu kết nối có dây và thiết lập kết nối di động cho nhân viên. Nếu một hệ thống như vậy được sử dụng, thì tất cả nhân viên phải có điện thoại vô tuyến đặc biệt để di chuyển trong toàn doanh nghiệp. Một lợi thế quan trọng so với truyền thông di động là nó được sử dụng miễn phí.
Các đặc tính điện dung của các sàn giao dịch như vậy được tăng lên mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Để sử dụng loại kết nối này, không cần tài liệu ủy quyền. Điện thoại vô tuyến, không giống như các thiết bị có dây, không bị nghe trộm. Đồng thời, chúng có âm thanh chất lượng cao và rõ ràng.
Đây là loại thiết bị có thể được coi là sản phẩm của những công nghệ hiện đại nhất. Trạm tự trị ảo được đặt trên máy chủ của nhà cung cấp Internet, không cần mua thêm thiết bị và được tích hợp sẵn trong hệ thống mạng đã đặt tại các văn phòng.
Sử dụng một mạng lưới như vậy, chi phí tiền mặt giảm xuống mức tối thiểu. Và nếu cần, bạn có thể nâng công suất của trạm mini này lên trong thời gian rất ngắn.
Nếu đột nhiên văn phòng bị buộc phải di chuyển, không cần phải thay thế các số điện thoại hiện tại và gọi các thuật sĩ để cài đặt và kết nối một tổng đài ảo - tất cả các chức năng điều khiển được chuyển qua Internet.
Tổng đài GSM được thiết kế để tổ chức liên lạc qua điện thoại ở những nơi không thể bố trí các loại đường dây khác, nhưng tín hiệu của bất kỳ nhà khai thác di động nào cũng có sẵn.
Cổng GSM làm tăng số lượng đường dây bên ngoài và cũng làm giảm chi phí liên lạc di động văn phòng. Bạn có thể cài đặt loại tổng đài điện thoại độc lập này ở bất kỳ nơi nào có mạng địa chỉ IP của bạn.
Ưu điểm của tổng đài mini là bạn có thể thực hiện toàn bộ việc quản trị hoặc thay đổi cài đặt, cả từ điện thoại hệ thống và sử dụng máy tính.
Cách dễ nhất là lập trình PBX bằng điện thoại độc quyền. Đầu tiên, không cần phần cứng bổ sung. Ngoài ra, trong văn phòng, trong mọi trường hợp, đã có một điện thoại được kết nối với hệ thống (được cung cấp với một ATS mini). Thứ hai, thiết lập từ điện thoại mất ít thời gian hơn nhiều.
Trước hết, thiết bị được kết nối với cổng hệ thống, sau đó chọn chế độ “Chương trình”. Và chỉ khi đó các thông số chính (số nội bộ ngắn, tên thuê bao) mới được chọn trên bàn phím số. Khi được nhắc nhập mật khẩu, các số 1,2,3,4 sẽ được nhập trên bàn phím. Sau đó, bạn cần phân phối thông tin liên lạc đến / đi. Nếu không, mỗi khi bạn gọi điện thoại, tất cả điện thoại trong văn phòng sẽ đổ chuông.
Lưu ý: tùy thuộc vào loại PBX, thuật toán của các hành động có thể khác nhau. Một số PBX không thể được cấu hình độc lập. Vì trong các kiểu máy hiện đại, chẳng hạn như Panasonic thuộc dòng NSP và TDE, chỉ có thể truy cập vào chương trình sau khi nhập thông tin đăng nhập và mật khẩu, chỉ được cấp cho các chuyên gia được chứng nhận.
Trong số những thiếu sót là không thể làm việc từ xa. Do đó, chỉ có thể thiết lập hệ thống điện thoại tại cơ sở của khách hàng.
Hoàn thành cấu hình ban đầu dễ dàng hơn để thực hiện từ máy tính. Ví dụ, nếu bạn cần thực hiện nhiều thao tác (phân phối thông tin liên lạc đến / đi). Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển Bảo trì KX-TE để thực hiện việc này. Các cài đặt được nhóm trong các tab chuyên đề. Không mất nhiều thời gian để tìm thấy thứ bạn cần.
Tổng đài được kết nối với máy tính hoặc máy tính xách tay qua cổng USB. Nó cũng có thể làm việc từ xa. Nhưng bạn sẽ cần phải cài đặt phần mềm trên máy tính của mình (đĩa được cung cấp cùng với bộ phần cứng).
Ưu điểm của cấu hình PC là có thể lưu tất cả các cài đặt cấu hình gốc. Và trong trường hợp đặt lại cài đặt (khi tắt, tổng đài bị lỗi) thì nhanh chóng khôi phục lại.
Thiết lập thông qua modem là một phương pháp khá phức tạp đã được sử dụng cách đây 10 năm, và chắc chắn người dùng sẽ yêu cầu một số kiến thức nhất định. Thông thường, phương pháp này được sử dụng tại các địa điểm ở xa không được trang bị PC, nơi có đường dây điện thoại và kết nối Internet không ổn định hoặc hoàn toàn không tồn tại.
Ngày nay, các thiết bị điện thoại có nhiều loại. Tổng đài văn phòng được cung cấp bởi nhiều nhà sản xuất thiết bị văn phòng kỹ thuật số nổi tiếng: Samsung, LG, Panasonic, Siemens.Thiết bị mini có thể thuộc nhiều loại khác nhau: kỹ thuật số, tương tự, kết hợp. Cả PBX tiêu chuẩn và các trạm hiện đại nhỏ gọn đều được đưa vào đánh giá là tốt nhất.
Phiên bản mới nhất của thiết bị tương tự dòng KX-TEB308 từ một nhà sản xuất nổi tiếng cung cấp giao tiếp chất lượng cao trong một doanh nghiệp nhỏ. Tự động hóa cho phép xử lý chất lượng cao và hiệu quả tất cả các cuộc gọi với định tuyến của chúng. Mọi chi phí cho việc tổ chức công tác thông tin liên lạc đều phải hạch toán. Tổng đài điện thoại analog thế hệ mới nhất đã thay thế thành công các model đã lỗi thời của dòng KX-T206. Các trạm thu nhỏ này hoàn toàn tương thích với các loại thiết bị văn phòng analog.
Panasonic KX-TEB308 thuộc dòng trạm analog hybrid cấp nhập cảnh. Nó được phân biệt bởi không thể thay đổi cấu hình và không có bất kỳ phần mở rộng nào. Nó có cùng số lượng đường dây điện thoại tiêu chuẩn: chỉ có 3 đường dây nội thành và tối đa 8 đường dây nội bộ. Có thể kết nối tối đa 4 điện thoại độc quyền với nó. Khối lượng như vậy thường được sử dụng trong các hộ gia đình tư nhân, và nếu trong một doanh nghiệp, thì rất nhỏ.
Các mô hình hiện đại có khả năng mở rộng bổ sung và lắp đặt thêm hai bảng bổ sung để kết nối các tuyến bổ sung, đô thị và trong nước. Dung lượng tối đa là 8 số bên ngoài và 24 số bên trong.
Công suất của các trạm mini mới của Panasonic khác nhau, nhưng chúng có cùng chức năng. Tất cả các tổng đài mini của nhà sản xuất này đều tương thích với các kiểu hệ thống Panasonic và thiết bị tương tự dùng trong văn phòng - fax, điện thoại, modem. Có "cổng lai" để kết nối các phần mở rộng. Có thể kết nối song song điện thoại DECT không dây.
Mẫu KX-TES824 được coi là cơ bản, có tên gọi đơn giản "S-ka", cho phép bạn kết nối các đường thành phố thông qua ba cổng, có 8 cổng lai cho các đường nội bộ. Để tăng công suất của trạm mini lên kích thước tối đa, có hai khe trống.
Panasonic KX-TEM824, "M-ka", hoàn toàn trùng khớp về chức năng với "S-koy", nhưng nó đã có một bo mạch để kết nối bổ sung các đường nội bộ đô thị và hybrid. Do đó, dung lượng của nó là định dạng 6/16 theo tiêu chuẩn và khi kết nối bo mạch KX-TE82480x, dung lượng của nó trở nên tối đa, tăng lên 8/24. Thẻ này, được xác định bằng chữ L, có thể thêm 8 đường không lai để kết nối các điện thoại không độc quyền.
Các mô hình này được sử dụng để cung cấp thông tin liên lạc cho các văn phòng và doanh nghiệp nhỏ. Có thể tạo mạng điện thoại nội bộ với góc nhìn mở rộng hơn nữa.
Tổng đài IP kỹ thuật số Maksik MXM500P là thiết bị chuyển mạch đa năng dành cho điện thoại IP và điện thoại cổ điển, GGS một chiều và hai chiều, fax. Bất kỳ cấu hình nào trong số hàng trăm cấu hình có thể có, Maksik MXM500P đều cung cấp một bộ hoàn chỉnh các chức năng cần thiết, cũng như dịch vụ điều phối giám đốc được tích hợp sẵn. Vì vậy, mô hình tổng đài điện thoại tự động này được sử dụng rộng rãi làm tổng đài điện thoại tự động văn phòng, tổng đài PBX tại các doanh nghiệp, tổ chức dân dụng và đặc biệt. Các sửa đổi đặc biệt của MXM500P được cài đặt trên một số tàu phá băng Atomflot và hoạt động như KATS (tổng đài điện thoại tự động trên tàu).
Có thể truy cập vào các chức năng dịch vụ quan trọng nhất từ bất kỳ bộ điện thoại nào được kết nối với PBX.
Sự thoải mái tối đa khi sử dụng các khả năng giao tiếp và hiệu quả tối đa của việc quản lý nó được cung cấp bằng cách kết nối điện thoại của hệ thống. Trạm có trạng thái TORP (thiết bị viễn thông có xuất xứ từ Nga), rất quan trọng đối với các chương trình thay thế nhập khẩu.
MXM500P không chỉ cho phép hội nghị nhiều bên với tối đa 63 người tham gia và khả năng tập hợp chỉ bằng một nút bấm, mà còn các cuộc gọi hội nghị, trong đó máy chủ cấp quyền biểu quyết cho từng nhân viên, có thể kết nối những người tham gia bổ sung và toàn bộ các phòng ban.
Trạm cung cấp tới 620 đường trục bên ngoài (CO), lên đến 1280 đường nội bộ cho các bộ điện thoại, lên đến 384 đường SLT hệ thống (STA), lên đến 128 đường SIP bên ngoài, lên đến 256 điện thoại SIP của bên thứ ba, lên đến 4 luồng E1. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ, các giải pháp được đưa ra dựa trên một, hai và ba đơn vị ATS.
Mô hình này có phạm vi thiết bị đầu cuối được kết nối rộng nhất. Đây là điện thoại thông thường và điện thoại hệ thống, cơ sở DECT, và hệ thống liên lạc nội bộ và liên lạc nội bộ. Với sự trợ giúp của bộ điều hợp đặc biệt, các kênh loa được kết nối với các cổng SL hoặc SL (không cần bo mạch đặc biệt cho việc này). Ngoài ra, có thể kết nối các kênh tần số thoại và điện thoại đặc biệt của hệ thống MB, các cổng, bộ định tuyến, fax và modem fax.
Maksikom MXM500P cho phép bạn định cấu hình giao tiếp bên ngoài và nội bộ của tổ chức theo đúng các nhiệm vụ và tính năng của tổ chức. Đối với điều này, cài đặt người đăng ký nhóm và cá nhân được sử dụng, bao gồm cả cài đặt cho các điều khoản cấm / quyền. Do đó, hệ thống thông tin liên lạc được điều chỉnh theo một mô hình quản lý cụ thể được áp dụng trong một tổ chức nhất định. Hơn nữa, thông tin liên lạc nội bộ được đảm bảo bí mật.
Mở rộng hệ thống không yêu cầu mua thêm giấy phép. Chi phí của các giải pháp dựa trên MXM500P thấp hơn so với các giải pháp có chức năng tương tự với PBX nhập khẩu.
Trong vài năm qua, một sự phát triển sáng tạo từ LG Ericsson-LG Aria Soho đã chiếm được cảm tình của người tiêu dùng và trở thành một trong những công ty dẫn đầu về doanh số được công nhận. Trạm này hoạt động tốt trên một đường dây điện thoại thông thường.
Trạm có cáp chất lượng cao để kết nối.Sau khi nó được kết nối với cổng thích hợp, bạn sẽ cần nhập mật khẩu của mình và thực hiện các cài đặt khác theo hướng dẫn chi tiết có sẵn.
So với các sản phẩm cùng loại, tổng đài điện thoại này có tính năng rộng hơn. Trong cấu hình xuất xưởng, trạm có thể hoạt động đồng thời với tám thuê bao và ba đường dây bên ngoài. Cấu trúc mô-đun sẽ cho phép bạn dễ dàng mở rộng các khả năng và có thể kết nối tối đa 48 thuê bao đường dây nội bộ và tối đa 12 thuê bao đường dây bên ngoài. Các tính năng bắt buộc như xử lý thoải mái các cuộc gọi đi và đến, chuyển tiếp cuộc gọi tức thì khiến trạm này thực sự đáng tin cậy để sử dụng.
Hệ thống này có thể phục vụ tới 300 thuê bao nội bộ và 200 đường dây bên ngoài mà không làm giảm chất lượng. Mô-đun điều khiển tích hợp có giao thức iPECS riêng, nhờ đó nó sử dụng tiết kiệm tất cả tài nguyên của tổng đài mini này.
Đài kỹ thuật số có 6 kênh cho chức năng hộp thư thoại, có thể ghi âm trong 230 phút. Bộ nhớ rộng rãi - lên đến 6.000 số thuê bao. Thiết bị được trang bị các tính năng khác:
Hệ thống thông tin liên lạc hiện đại này phù hợp nhất cho các tổ chức có hình thức quản lý vừa và nhỏ. Có quyền truy cập vào các đường dây điện thoại thành phố có kết nối với các nhà khai thác viễn thông khác nhau. Trạm có thể làm việc với các nhà cung cấp Internet. Thiết bị hỗ trợ hiệu quả điện thoại IP với bộ chuyển mạch tích hợp. Mỗi điện thoại có thể được kết nối với một dây cáp vào hệ thống mạng LAN. Trạm gốc WLAN sẽ thực hiện liên lạc thoại và các ứng dụng hệ thống.
HiPath Xpressions sẽ cho phép thư thoại và trao đổi đa phương tiện trong một tổ chức lớn. Các bộ tính năng khác nhau thích ứng tốt với bất kỳ người dùng nào.
Nhiều ứng dụng, hệ thống kiểm soát lỗi trong mạng nội bộ, tương tự như giao tiếp di động, khả năng tích hợp với các nhà sản xuất bên thứ ba của các sản phẩm tương tự làm tăng hiệu quả của quy trình kinh doanh và cải thiện năng suất tổng thể.
Hệ thống kết hợp các giải pháp của một tổng đài điện thoại thu nhỏ, một bộ định tuyến để kết nối Internet và một điểm truy cập mạng không dây. Có thể kết nối với đường dây bên ngoài thông qua hai nút giao tiếp độc lập. Có một cổng tiêu chuẩn để truy cập Internet. Hỗ trợ chức năng Wi-Fi cho phép bạn xây dựng mạng cục bộ và kết nối Internet toàn cầu một cách hiệu quả.OfficeServ SOHO không chỉ có giải pháp tổng đài hoàn toàn tiêu chuẩn cho bất kỳ văn phòng nào, mà còn mở rộng khả năng với khả năng phục vụ tối đa 8 thiết bị Wi-Fi.
Các thiết bị của Samsung trên thị trường viễn thông được ưa chuộng do sự kết hợp giữa chất lượng xây dựng và khả năng kỹ thuật của các nhà đài. Hoạt động dễ dàng và trực quan, các giải pháp sáng tạo và khả năng tương thích gần như vô hạn với nhiều thiết bị tạo thêm điểm cộng cho các sản phẩm của Samsung. Khả năng hỗ trợ mạng WLAN, Wi-Fi IP-phone tích hợp giúp các thiết bị của Samsung trở thành một trong những thiết bị bán chạy nhất trong những năm gần đây.
Tổng đài điện thoại cho văn phòng là hệ thống đáng tin cậy để cung cấp thông tin liên lạc chất lượng cao giữa các thuê bao bên ngoài và bên trong. Các thiết bị này phân phối tải trên các đường dây để chúng hoạt động bình thường, không bị quá tải. Các cuộc gọi đến và gọi đi, dịch vụ chuyển tiếp đến các số khác, hoạt động ở chế độ chờ - tất cả các chức năng cơ bản này đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hiện đại. Khi lựa chọn các thiết bị điện thoại nhỏ gọn cho văn phòng của bạn, hãy tính đến cường độ và tải trọng của các trung tâm liên lạc điện thoại, việc lựa chọn kiểu máy và tính năng lắp đặt phụ thuộc vào điều này.